在商业沟通中，常规消息是一种重要的交流形式，用于传达信息、更新状态或提出行动请求。以下是一些关于如何撰写有效常规消息的建议和范例。

一、明确目标： 在开始撰写之前，确定你的目的是什么——是通知员工有关公司政策的变化？还是提醒客户即将到来的截止日期？清晰的目标将指导你的内容选择和措辞。

二、结构化格式： 使用清晰的段落来组织你的信息，包括一个简短的开头介绍问题或目的，中间部分详细说明情况，以及一个结论性的结尾，可能包含下一步的行动呼吁（call to action）。

三、简洁的语言： 尽量保持语言简洁明了，避免使用过多的行业术语或不必要的复杂词汇。确保你的读者能够轻松理解你想表达的内容。

四、准确的信息： 提供的所有细节都必须准确无误。错误的数字、日期或其他关键信息可能会导致混乱甚至损失。

五、礼貌的态度： 即使是在紧急情况下，也要以尊重和友好的语气进行沟通。这有助于建立信任并维持积极的工作关系。

六、适当的附件： 如果需要额外的文件支持，如表格或图表，记得清楚地标记它们并在正文中提及。不要假设收件人会自动打开附件。

七、检查与校对： 完成草稿后，务必仔细检查拼写、语法和标点符号。错误会给你的专业形象带来负面影响。

下面是一个常规消息写作的示例：

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亲爱的团队成员们，

我写此信是为了通知大家我们即将迎来本季度最重要的项目截止日期。截至今天，我们的进度符合预期，但我们仍需共同努力以确保按时交付高质量的产品。

请注意以下事项： 1. 所有设计文档必须在下周二下午5点前提交给项目经理； 2. 开发团队的代码审查需要在下周五上午10点前完成； 3. QA部门将于下周一启动全面的测试计划，任何延迟都会影响整个项目的进度。

请各位确认您的时间表并与您的直接主管协调，以确保我们可以一起满足这些关键里程碑的要求。如有任何疑问或遇到困难，请尽快与我联系。

让我们继续发扬团队合作的精神，共同为这个项目的成功而努力！感谢大家的辛勤工作和奉献精神。

期待着听到你们的好消息。

此致 敬礼！

[您的姓名] [职位/职称] [联系方式] [发送日期]

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总结： 撰写有效的常规消息需要考虑多个因素，从清晰的目的到正确的格式再到简洁的语言。通过遵循上述建议并结合实践经验，你可以提高此类通信的质量和效率。